Sistemas de información administrativos (SIA’s)

1. CONCEPTOS DE ENTRADA, PROCESO, ALMACENAMIENTO Y SALIDA DE INFORMACIÓN

 

Aplicando los conceptos de entrada y salida a las organizaciones, podemos observar que ellas realizan funciones para lograr sus objetivos. Para efectuar las funciones se dedican recursos humanos y materiales, organizados en alguna estructura. Las personas involucradas deben realizar un conjunto de acciones de todo tipo: elaboración de materias primas, transporte de objetos, elaboración de informes, toma de decisiones, contratación de personas, etc.

Un grupo de acciones realizadas bajo la responsabilidad de una unidad administrativa, tales que cumplen objetivos comunes y se ejecutan, generalmente, en conjunto se llama proceso.

Se debe observar que hay procesos que se componen de procesos. Por ejemplo, la Gerencia de Producción tiene la función de fabricar los productos que vende la empresa. Por lo tanto, todas las acciones que realiza constituyen el proceso de producción. Sin embargo, este proceso contiene otros procesos de adquisición de materias primas, su tratamiento y otros muchos. Podría continuarse la descomposición hasta el nivel que se desee. El grado de detalle que se utilice en una aplicación cualquiera de este concepto dependerá totalmente del objetivo que se persiga.

Los PROCESOS tienen entradas y salidas. Estas pueden ser del siguiente tipo:

· Material

Objetos que se procesarán, almacenarán o transportarán.

Ejemplo: Proceso de almacenaje de repuestos en bodega.

· Humano

Personas que serán objeto de acciones en el proceso.

Ejemplo: Proceso de capacitación en Análisis de Sistemas.

· Financiero

Dinero recibido, guardado o pagado.

Ejemplo: Proceso de pago de remuneraciones en efectivo.

· Información

Mensajes que condicionan la acción actual o futura de este u otros procesos.

Ejemplo: Prácticamente no existen procesos que no tengan o entradas o salidas de tipo de información.

2. DEFINICIONES

Un SIA es un conjunto de recursos humanos y materiales, que regidos por PROCEDIMIENTOS, ejecutan un conjunto de procesos interrelacionados para lograr un objetivo común

Un SIA es un sistema integrado que combina personas y máquinas para entregarle a una organización la información requerida para apoyar las operaciones, la administración y la toma de decisiones. El sistema usa las máquinas y equipos computacionales (hardware), programas e instrucciones computacionales (software), procedimientos manuales, bases de datos, modelos de análisis, planificación, control y toma de decisiones.

 

3. OBJETIVOS Y METAS DE LOS SIA´s

Captar, procesar, almacenar y proveer información útil, necesaria, en forma precisa y oportuna para la realización y control de las metas de la organización.

4. ELEMENTOS DE UN SIA

Un SIA se compone fundamentalmente de procesos que manejan información en alguna forma. Este concepto abstracto de procesos se materializa en una organización, en un conjunto de elementos concretos, necesarios para la ejecución de procesos.

Los principales elementos son:

RECURSOS HUMANOS:

· Jefes de proyectos

· Analistas

· Operadores

· Programadores

· etc.

RECURSOS MATERIALES:

· Formularios

· Archivadores, Kárdex

· Máquinas de escribir

· Equipos computacionales

· Productos de Software

· Fotocopiadoras

· Calculadoras

PROCEDIMIENTOS: Es un conjunto de instrucciones escritas o verbales, formales o no, que regulan las formas de administrar la INFORMACIÓN y las COMUNICACIONES. 

Los procesos de información se pueden clasificar según los medios que utilizan:

· Manuales: No utilizan medios mecánicos o electrónicos que no sean máquinas de escribir o calculadoras simples.

Ejemplos:

- La emisión de boletas en el comercio.

- La correspondencia normal de una oficina.

· Semimanuales: Utilizan en forma parcial aparatos automáticos.

Ejemplos:

- Atención de cuentas corrientes en un banco con terminales cajeros.

- Diseño con ayuda del computador.

· Automáticos: Utilizan en forma intensiva medios automáticos.

Ejemplo:

- Procesamiento de información mediante un programa ejecutado en forma batch.

5. CARACTERÍSTICAS DE UN SIA

Cuando el analista se enfrenta al diseño de un sistema, debe tomar decisiones referentes a sí éste será muy eficiente, o muy modular o muy flexible, etc. El hecho de tener que decidir al respecto se debe a que no se puede, por ejemplo, maximizar la eficiencia de un sistema sin perjudicar seriamente su grado de flexibilidad.

Así como la eficiencia y la flexibilidad, existen otras características o cualidades de un sistema, que se utilizan para medir su calidad, o para comparar diferentes alternativas de diseño.

Enfatizar una u otra de estas cualidades en el diseño de un sistema cualquiera implica siempre un precio que se traduce en mayor costo de desarrollo o reducir la importancia de otra cualidad.

Las principales características que determinan la calidad de un sistema son:

· EFICACIA

Es el grado en que el SIA cumple su especificación inicial (procesos, salidas, etc.). Esto se refiere tanto a las salidas del sistema, como su comportamiento en cuanto a velocidad de proceso, por ejemplo.

· EFICIENCIA

Es la medida en que el SIA realiza lo especificado, con un mínimo de costos y/o recursos. Muchas veces se confunde eficiencia con eficacia.

· CONFIABILIDAD

Proporción del tiempo en que el SIA está disponible y opera eficazmente. En sistemas muy simples, casi no hay diferencia entre eficacia y confiabilidad. En los menos simples la diferencia entre ambos conceptos se acentúa.

Es obvio que si un sistema no es eficaz, no puede ser confiable. Sin embargo, sistemas que si son eficaces, pueden ser no confiables. Por ejemplo un sistema que es eficaz mientras el input que recibe corresponde a su especificación. Sin embargo, al recibir un input no válido, aborta destruyendo una Base de Datos.

· OPORTUNIDAD DE INFORMACIÓN DE SALIDA

Beneficio del SIA por el momento en que entrega la información (tiempo de respuesta).

· RELEVANCIA DE LA INFORMACIÓN

Si la información que se entrega es UTIL, si está en EXCESO o DEFECTO, si es realmente NECESARIA.

· PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA

Presentación en formatos y medios adecuados. Clasificaciones de la información y distribución de los datos en el informe de salida.

· IMPACTO SOBRE LA SITUACIÓN ACTUAL

Dos alternativas de solución para un mismo problema pueden diferir sustancialmente en cuanto a los cambios que exigen de la situación actual de la organización. Dichos cambios pueden ser, por ejemplo:

- Reducción/aumento de personal

- Reestructuración organizativa

- Readecuación de oficinas e instalaciones

- Cambios de procedimientos

- Cambio de formularios

- Más/menos trabajo para los funcionarios

- Modificación sistemas de archivo

- Desplazamientos en la organización informal

- Oposición a intereses de grupos dentro de la organización

- etc.

· FLEXIBILIDAD PARA EVOLUCIONAR

Capacidad del SIA para adaptarse a los cambios de la organización. Está relacionado con el COSTO y VIDA UTIL DEL SIA. El costo de desarrollo de los sistemas es muy alto. La organización a la que sirven sufre continuos cambios.

Para obtener sistemas flexibles es fundamental considerar dicho objetivo en forma explicita desde los primeros momentos de diseño.

· SIMPLICIDAD DE OPERACIÓN

El SIA debería ser operado, utilizado o administrado por cualquier persona con poca capacitación o conocimientos técnicos. De lo contrario, se corre el riesgo de depender de personas claves y de reducir la confiabilidad.

· BENEFICIO ECONÓMICO

Característica importante en la elección de alternativas de SIA y en la decisión de implementar y/o desarrollar un SIA.

6. DESARROLLO DE UN SIA

ETAPAS

1. Diagnóstico o Investigación Preliminar

2. Factibilidad

3. Definición de Requerimientos

4. Diseño Lógico

5. Diseño Físico

6. Construcción o Programación

7. Prueba, Puesta en marcha

ETAPA 1: Diagnóstico o Investigación Preliminar

OBJETIVOS:

· Identificar con precisión el problema

· Situarlo en su medio

ETAPA 2: Factibilidad

OBJETIVOS:

· Evitar que se desarrollen sistemas en forma impulsiva.

· Estudiar la factibilidad técnica, operacional y económica del sistema

· Presentar al USUARIO alternativas factibles (técnica, operacional y económicamente factibles) para resolver su problema de información.

· Definir funciones y procesos que serán automatizados y soporte administrativo necesario

CONTENIDO DEL INFORME

· Lo que el SIA puede hacer y descripción general.

· Información que manejar el SIA.

· Condicionantes del diseño del SIA.

· Transformaciones administrativas necesarias.

· Costos y tiempo de desarrollo aproximado.

ETAPA 3: Definición de Requerimientos

OBJETIVOS:

· Determinar requerimientos consiste en estudiar un sistema para conocer como trabaja y donde es necesario efectuar mejoras.

· Un requerimiento es una característica que debe incluirse en el nuevo sistema. Esta puede ser la inclusión de determinada forma para capturar o procesar datos, producir información, controlar una actividad de la empresa o brindar soporte a los directivos.

ETAPA 4: Diseño Lógico

OBJETIVOS:

· Describir como será construido el SIA desde el punto de vista del USUARIO, considerando los procesos computacionales como caja negra.

· Obtener un modelo del sistema, a través de alguna técnica gráfica, que sirva como medio de comunicación entre los usuarios, los analistas y los diseñadores del mismo.

· Definir soporte administrativo.

ETAPA 5: Diseño Físico

OBJETIVOS:

· Definir las especificaciones necesarias para construir los programas computacionales; detallando las Salidas, Entradas, Archivos y Procesos Computacionales del SIA.

· Definir los procedimientos necesarios para que el SIA funcione una vez que esté implementado, incluye la identificación de los procesos de actualización, mantención, generación de informes, consultas, etc.

ETAPA 6: Construcción o Programación

OBJETIVOS:

· Construir todos los programas espeficados.

· Confeccionar la documentación necesaria.

· Instalación de equipos necesarios.

· Preparación de los datos originales en formularios adecuados al ingreso de datos.

ETAPA 7: Prueba, Puesta en marcha

OBJETIVOS:

· Comprobar el correcto funcionamiento del sistema como conjunto.

· Versión definitiva de los programas, especificaciones, procedimientos, etc. y documentación final del SIA.

· Definir cuando y como se va a introducir el nuevo SIA.

· Capacitar al personal involucrado con el nuevo SIA.

ASPECTOS ESPECÍFICOS

· Confección de manuales de: usuarios, operación, procedimientos administrativos, etc.

· Asignación de responsabilidades y formalización del SIA.

· Adquisición de materiales y equipos necesarios.

· Introducción del sistema:

a) Conversión directa

b) Conversión en paralelo

c) Conversión mediante plan piloto

d) Conversión gradual

7. PROFESIONALES EN EL DESARROLLO DE SIA

Dentro del proceso de desarrollo de un SIA se requieren diferentes habilidades y profesiones.

A continuación se indican las labores, conocimientos, habilidades y actividades de cada una de las especialidades.

· ANALISTA DE INFORMACIÓN

Labores:	Desarrolla conceptos generales de los sistemas de información
Conocimiento:	Comprensión de la operación y objetivos de la organización
Habilidades:	Comunicación con el usuario y el diseñador de sistemas.
Actividad:	Orientado hacia los usuarios.
Experiencia:	Algún tiempo en la organización.

· DISEÑADOR DE SISTEMAS

Labores:	Prepara especificaciones para sistemas de información en detalle suficiente para su construcción.
Conocimiento:	Técnicas y Métodos todos de diseño de sistemas.
Habilidades:	Implementación de los requerimientos del sistema.
Actividad:	Orientado hacia el sistema en su conjunto.
Experiencia:	Alguna en programación y conocimiento de la organización.

· PROGRAMADOR

Labores:	Prepara y prueba programas de acuerdo a las especificaciones del diseñador de sistemas.
Conocimiento:	Técnicas de programación, capacidades del computador, capacidades del software.
Habilidades:	Programador.
Actividad:	Orientado hacia la máquina.
Experiencia:	Un lenguaje de programación.

En resumen:

· El analista de información trabaja con los administradores y otros especialistas para especificar qué funciones debe cumplir el sistema.

· El diseñador de sistemas toma estas especificaciones, y conociendo las capacidades de los equipos y software, diseña los sistemas (principalmente Interior), subdividiendo el problema en varias partes.

· Cada parte es asignada a un programador, el cual desarrolla y prueba los programas individuales.

· El programador se orienta hacia las herramientas que él usa (equipo y software).

· El diseñador de sistemas se orienta hacia la tecnología que él usa al especificar el sistema (relacionado a equipo y software).

· El analista de información se orienta hacia el usuario; debe ser capaz de entender lo que quieren (o necesitan) los administradores y de proponer sistemas factibles que satisfagan sus necesidades.

En nuestro medio se confunden, normalmente las labores de análisis de información y diseño, tomando el nombre de analista de sistema.